Sistem Tata Pamong

Tata pamong program studi mengacu pada Statuta UPI (Peraturan Pemerintah No. 15 Tahun 2014). Status PT BHMN UPI yang telah beralih menjadi PTN berbadan hukum mengarahkan Program Studi Perpustakaan dan Informasi (Prodi Perpusinfo) untuk mampu mandiri didalam mengelola dan mewujudkan pencapaian misi kelembagaan prodi. Kemandirian mengembangkan sistem tata pamong digunakan oleh Prodi Perpusinfo sebagai sarana untuk mengembangkan keunggulan-keunggulan Universitas dan menerapkan sistem akademik yang terdesentralisasi sesuai dengan karakteristik  yang dimiliki Prodi Perpusinfo.

Uraikan secara ringkas sistem dan pelaksanaan tata pamong di Program Studi Perpusinfo untuk membangun sistem tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil.

a. Sistem dan pelaksanaan tata pamong yang kredibel.

Sistem dan pelaksanaan tata pamong yang kredibel di antaranya adalah dalam hal pengangkatan dan penggantian personil. Dalam struktur tata pamong, pengangkatan dan penggantian personil dilakukan dengan mekanisme yang baku dan diatur oleh Rektor UPI. Persyaratan pokok yang ditetapkan khususnya untuk Ketua Program Studi, yaitu dosen UPI yang kompeten dalam bidang ilmu Perpustakaan dan Informasi. Dalam hal ini, aspek kredibilitas merupakan hal yang wajib dipenuhi oleh Ketua Program Studi dalam melaksanakan tugasnya. Ketua program studi terus berusaha keras mengelola program studi sebaik mungkin, termasuk di dalamnya mengelola sumber daya manusia, baik dosen, mahasiswa maupun karyawan.

b. Sistem dan pelaksanaan tata pamong yang transparan.

Dalam menjalankan tata pamongnya, ketua program studi menjalankan prinsip transparansi – baik dalam hal perencanaan, pelaksanaan hingga pelaporan hasil-hasil kegiatan atau proses manajemen. Transparansi yang dijalankan tentu mengacu pada sistem yang berlaku seperti dalam hal laporan keuangan yang memang telah memiliki aturan yang baku. Jika ada elemen program studi yang ingin mengetahui sesuatu mengenai hal-hal tersebut, pimpinan program studi melayaninya secara terbuka. Selain itu, pimpinan program studi melaksanakan transparansi dalam segala aspek, misalnya terkait dengan kebijakan. Kebijakan yang diambil dilakukan melalui musyawarah untuk mufakat dan disosialisasikan kepada seluruh dosen dan karyawan serta mahasiswa.

c. Sistem dan pelaksanaan tata pamong yang akuntabel.

Pelaksanaan perkuliahan setiap semester selalu diawali dengan mengadakan rapat yaitu mengupas jadwal kuliah. Sebelum jadwal dibagikan, seluruh dosen dikumpulkan untuk mendapat arahan dan menerima jadwal perkuliahan dan sekaligus memperoleh informasi hasil evaluasi kinerja dosen secara umum. Evaluasi kinerja dosen dilakukan melalui angket yang diisi oleh mahasiswa guna mengevaluasi kinerja dosen dalam proses pembelajaran setiap mata kuliah yang diampu. Dalam mendistribusikan dan menghimpun kembali angket tersebut, program studi dibantu oleh perwakilan mahasiswa dari kelas tersebut yang telah diberi tugas untuk selanjutnya dibagikan kepada mahasiswa di masing-masing kelas serta menghimpun kembali angket tersebut dan dikumpulkan kepada program studi. Selanjutnya, angket tersebut diolah. Sementara itu, evaluasi terhadap karyawan, laboran, pustakawan dilaksanakan secara melekat oleh atasan langsung. Prosedur pelayanan administrasi, perpustakaan, dan laboratorium diatur dan disosialisasikan oleh masing-masing unit.

d.Sistem dan pelaksanaan tata pamong yang bertanggung jawab.

Sebagai pimpinan, Ketua Program Studi Perpusinfo bertanggung jawab penuh terhadap setiap tindakan, produk, keputusan dan kebijakan termasuk pula di dalamnya proses administrasi yang dijalankan di Program Studi Perpusinfo. Lingkup tanggung jawabnya  mencakup kewajiban untuk melaporkan, menjelaskan dan kesediaan untuk dipertanyakan bagi tiap-tiap konsekuensi yang sudah dihasilkan. Ketua Program Studi Perpusinfo bertugas merencanakan, melaksanakan, mengembangkan, dan mengadakan evaluasi seluruh kegiatan program studi, dan bertanggung jawab kepada Rektor UPI. Dalam menjalankan tugasnya, Ketua Program Studi Perpusinfo dan para dosen yang berfungsi sebagai pengajar, pendamping kegiatan kemahasiswaan, dan pembimbing akademik. Selain dibantu dosen, Ketua program studi  juga dibantu tenaga administrasi, laboran, pustakawan, yang bekerja sesuai dengan bidang tugasnya. Semua aktifitas Program Studi dibangun dan dilaksanakan berdasarkan komitmen bersama dalam iklim keterbukaan. Di akhir tahun semua unit harus memberikan laporan pertanggungjawaban sesuai dengan bidang garapannya masing-masing, termasuk ketua dan unit kerja lainnya harus memberikan laporan pertanggungjawaban kepada rektor UPI.

e. Sistem dan pelaksanaan tata pamong yang adil.

Proses pelaksanaan tata pamong yang baik juga sangat ditentukan oleh faktor keadilan yang dirasakan oleh semua elemen program studi. Hal ini sangat disadari oleh pimpinan Program Studi Perpusinfo, sehingga berbagai keputusan yang diambil sangat memperhatikan aspek ini. Keadilan yang dimaksud misalnya dalam penugasan pengampu mata kuliah, penentuan jumlah mahasiswa yang dibimbing, penentuan jadwal dan lain sebagainya. Dengan diterapkannya prinsip ini, suasana akademis yang ada di program studi menjadi senantiasa kondusif. Dosen dan karyawan yang melanggar peraturan diberi sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku di UPI. Bentuk sanksi diberikan mulai dari surat peringatan sampai dengan pemberhentian. Semua itu dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku di UPI. Begitu pula, mahasiswa yang melanggar tata krama kehidupan kampus akan memperoleh sanksi sesuai dengan bobot pelanggaran.

Upaya meraih visi dan melaksanakan fungsi kelembagaan dikembangkan oleh struktur kelembagaan Prodi Perpusinfo seperti bagan berikut:

Struktur Organisasi Prodi Perpusinfo

Ketua Prodi Perpusinfo

Ketua Prodi bertugas memimpin pelaksanaan tugas prodi yang ditetapkan oleh universitas, yaitu melaksanakan program akademik pada tingkat jurusan/ program studi yang  meliputi hal-hal sebagai berikut:

  1. Peningkatan mutu akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi), dan kerja sama pada tingkat program studi;
  2. Menyusun rencana dan program kerja prodi sebagai pedoman kerja sesuai dengan visi, misi, dan tujuan yang telah disepakati;
  3. Menyusun dan membuat konsep pengembangan prodi sebagai bahan masukan yang disampaikan kepada Ketua Jurusan: pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia) melalui studi lanjut, studi banding ke perguruan tinggi lain, baik nasional maupun internasional, pelatihan staf Dosen dan laboran melalui workshop, pelatihan staf administrasi, dan pelatihan soft skills mahasiswa);
  4. Pembinaan kemahasiswaan, kehidupan beragama, sosial budaya, dan komunikasi pada tingkat prodi;
  5. Perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi perkuliahan pada tingkat prodi;
  6. Mengevaluasi BKD (Beban Kerja Dosen) setiap semester;
  7. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan perkuliahan untuk meningkatkan mutu program studi;
  8. Melaksanakan koordinasi pengumpulan soal evaluasi (baik UTS maupun UAS dan pelaksanaannya);
  9. Mengusulkan dan melaporkan kinerja Dosen PA (Pembimbing Akademik) kepada Ketua Jurusan;
  10. Menyusun RKAT (Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan) sesuai dengan tata-aturan dari universitas;
  11. Menjembatani dosen untuk melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
  12. Menyusun evaluasi pelaksanaan kegiatan prodi sebagai pertanggungjawaban hasil yang telah dicapai.

Dosen Tetap Prodi Perpusinfo

Berdasarkan penugasan melalui SK Rektor UPI Nomor: 4143/H40/KP/2010 tentang Pengangkatan Dosen pada Program Studi Perpustakaan dan Informasi FIP UPI tertanggal 8 Juni 2010, Prodi Perpusinfo memiliki 6 Dosen Tetap sebagai berikut:

  1. Dr. Yooke Tjuparmah S. Komaruddin, M.Pd.
  2. Dr. Dinn Wahyudin, MA
  3. Dr. Rudi Susilana, M.Si.
  4. Riche Cynthia Johan, M.Si.
  5. Dra. Permasih, M.Pd. (Purna Bakti)
  6. Dian Andayani, M.Pd. (Almarhumah)
  7. Hana Silvana, M.Si. (Pengangkatan Baru sebagai Pengganti)

Selain dosen tetap, Prodi Perpusinfo memperoleh bantuan Dosen Praktisi Perpustakaan (Pustakawan) sebagai dosen luar biasa sebanyak 10 (sepuluh) orang dengan kualifikasi akademik magister dalam bidang ilmu Library and Information Studies atau Ilmu Perpustakaan. Secara rinci nama-nama dosen luar biasa yang ditugaskan dan aktif membantu pada Prodi Perpusinfo sebagai berikut:

  1. Dr. Doddy Rusmono, MLIS (mulai tahun 2012 beralih fungsi dari Fungsional Pustakawan menjadi Dosen pada Prodi Perpusinfo berdasarkan SK Mendikbud Nomor 12709/A4.3/KP/2012 tanggal 7 Februari 2012)
  2. Ir. Nanan Hasanah, M.Sc
  3. Dra. Euis Rosinar, MLIS
  4. Dini Suhardini, M.I.Kom
  5. Damayanti, M.I.Kom
  6. Hada M. Hidayat, M.I.Kom
  7. Miyarso Dwi Ajie, M.I.Kom
  8. Dian Arya Susanti, S.Sos
  9. Santi Santika, S.Sos
  10. Herly Bachtiar, S.Sos

Selain dosen tetap dan dosen luar biasa dari unsur tenaga fungsional pustakawan, Prodi Perpusinfo memperoleh bantuan dosen tetap dari jurusan atau prodi lain yang bidang keilmuannya sesuai dengan mata kuliah yang dikembangkan pada Prodi Perpusinfo. Secara rinci nama-nama dosen tersebut dipaparkan sebagai berikut:

  1. Drs. Toto Fathoni, M.Pd
  2. Dr. Cepi Riyana, M. Pd
  3. Dr. Laksmi Dewi, M.Pd
  4. Nadia Hanoum, M. Pd
  5. Drs. Dudung Gumelar, M.Sc.Lib, M.Phil.
  6. Dra. Herlina, M.Pd., Psikolog.
  7. Apep Kamaludin, S.Pd., M.T (direktorat TIK)
  8. Angga Hadiapurwa, M.I.Kom. (talent scouting)
  9. Gema Rullyana, S.Pd. (talent scouting)
  10. Fuja Siti Fujiawati, M.Pd (talent scouting)
  11. Aah Ahmad Syahid, M.Pd (talent scouting)

Lihat profil dan daftar lengkap dosen Prodi Perpusinfo FIP UPI. »

Bidang Garapan Prodi

Bidang garapan yang dikembangkan pada Prodi Perpusinfo terdiri atas empat bidang garapan dengan arahan seorang penanggungjawab sebagai berikut:

  1. Bidang Akademik dan Kemahasiswaan:
    Dr. Yooke Tjuparmah S. Komaruddin, M.Pd.
  2. Bidang Seminar dan Penerbitan:
    Hana Silvana, M.Si.
  3. Bidang Laboratorium:
    Dr. Doddy Rusmono, MLIS
  4. Bidang Kerja Sama dan Pelatihan:
    Dr. Rudi Susilana, M.Si.

Tugas pokok dari masing-masing bidang garapan yang ada pada Prodi Perpusinfo dapat dirinci sebagai berikut:

A. Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

  1. Menyusun rencana jadwal mengajar bagi setiap dosen sesuai dengan kompetensinya;
  2. Membuat pedoman PLP;
  3. Menyusun rencana PLP;
  4. Melaksanakan MoU (Memorandum of Understanding) dengan lembaga/sekolah untuk pelaksanaan PLP;
  5. Mengkoordinasikan mahasiswa yang akan menyelesaikan tugas akhir dengan Dosen Pembimbing Akademik;
  6. Menyusun dokumen hasil studi mahasiswa dan dokumen yang berkaitan dengan prodi;
  7. Membimbing mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan;
  8. Menyelenggaraan program UE (User Education) untuk membantu mahasiswa mengenali fungsi dan fasilitas perpustakaan dalam pemanfaatan koleksi semaksimal mungkin demi kelancaran studi;
  9. Menyelenggarakan kegiatan pencerahan wawasan mahasiswa dan memberikan bimbingan proyeksi karier;
  10. Menyeleksi mahasiswa calon penerima beasiswa.

B. Bidang Seminar dan Penerbitan

  1. Merancang kegiatan partisipasi dosen dan mahasiswa untuk menjadi pemakalah/pembicara pada pertemuan ilmiah (sebagai keynote speaker), terutama di tingkat nasional maupun internasional sesuai kompetensinya;
  2. Merancang penyelenggaraan seminar/simposium/lokakarya/kongres kepustakawanan tingkat nasional maupun internasional;
  3. Mendorong dan menghimpun karya tulis, karya ilmiah, karya penelitian sivitas akademik  prodi;
  4. Menerbitkan karya ilmiah dalam kemasan artikel untuk jurnal prodi (EDUlib);
  5. Mengembangkan tingkatan jurnal prodi untuk meraih akreditasi jurnal internasional sebagai jurnal berjuri (Refereed Journal);
  6. Mengupayakan fungsi jurnal sebagai ajang peraihan nilai kredit bagi sivitas akademika prodi.

C. Bidang Laboratorium

  1. Menginventarisir, merawat, dan menjaga alat dan bahan praktikum, menyusun program/rencana dan mengkoordinasikan kegiatan laboratorium bekerjasama dengan Kepala Perpustakaan UPI;
  2. Menyusun program/rencana dan mengkoordinasikan kegiatan laboratorium bekerjasama dengan Kepala Perpustakaan UPI;
  3. Membuat peraturan penggunaan alat laboratorium melalui SOP (Standards of Operational Procedures);
  4. Mengajukan usulan pengadaan peralatan laboratorium untuk diintegrasikan ke dalam laboratorium ICT (Information and Communication Technology) perpustakaan;
  5. Mempertanggungjawabkan pemakaian dan pemeliharaan peralatan laboratorium;
  6. Merancang penyelenggaraan workshop berbasis ICT.

D. Bidang Kerja Sama dan Pelatihan

  1. Merancang kerja sama pada tingkat universitas dengan lembaga sejenis di dalam maupun di luar negeri;
  2. Mengadakan pelatihan internal maupun eksternal prodi (in-house training maupun antar lembaga) di tingkat nasional maupun internasional;
  3. Mengadakan kemitraan dengan instansi internal maupun eksternal terutama dalam pelaksanaan mata kuliah PLP;
  4. Merancang pendanaan untuk penyelenggaraan pelatihan keterampilan mahasiswa menjelang penerjunan alumni ke masyarakat untuk pengabdian ilmu;
  5. Mengoptimalkan proses pengendalian mutu untuk setiap kerja sama dan kemitraan.

Kepemimpinan

Kepemimpinan pada prodi dipercayakan kepada Ketua Prodi yang bertanggungjawab kepada Ketua Jurusan sebagai atasan langsung. Secara efektif Ketua Prodi mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua elemen di lingkungan prodi, bertumpu pada nilai, norma, etika, dan budaya prodi yang disepakati bersama melalui komitmen untuk dapat mempertimbangkan dan mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Kepemimpinan kolegial dianut untuk pemecahan masalah secara holistik agar dapat mengisi karakter multidimensional personal melalui Rapat Kerja Prodi bersama jurusan dan fakultas. Secara kolaboratif, kepemimpinan kolegial dipadukan dengan fungsi kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasional, dan kepemimpinan publik.

Kepemimpinan prodi menciptakan iklim kondusif akademik untuk memberdayakan setiap potensi yang dimiliki unsur penunjangnya, yaitu para dosen dan staf administrasi. Bersama jajaran yang ada dibawah koordinasinya, Ketua Prodi memprediksi masa depan, merumuskan, dan mengartikulasi visi yang realistik, kredibel, dan mengkomunikasikan visi ke depan. Fungsi prodi akan menjadi point of departure bagi penyelenggaraan seluruh kegiatan terjadwal, sebagai berikut:

  1. Melaksanakan dan mengembangkan ilmu pengetahuan perpustakaan dan informasi;
  2. Mengintensifkan penelitian untuk pengembangan ilmu perpustakaan dan informasi;
  3. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat;
  4. Melaksanakan kegiatan administrasi prodi;
  5. Memberdayakan potensi individual untuk pengembangan karir sivitas akademika;
  6. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika.

Melalui feedback dari sivitas akademika, perbaikan kurikulum, pelaksanaan proses pembelajaran dan pengintensifan kegiatan akademik prodi diupayakan dalam bentuk penindaklanjutan secara berkesinambungan.

Sistem Pengelolaan

Penanggungjawab pengelolaan fungsional dan operasional prodi adalah Ketua Prodi. Pengelolaan mencakup kegiatan planning, staffing, leading, dan controlling, baik dalam lingkup internal maupun eksternal. Evaluasi proses pengelolaan kelembagaan prodi meliputi 7 aspek, yaitu: 1) pendidikan, 2) penelitian dan pengembangan, 3) pengabdian kepada masyarakat, 4) kemahasiswaan, 5) penataan kelembagaan dan sistem manajemen, 6) penataan SDM, dan 7) peningkatan kesejahteraan. Prodi juga memilih bidang-bidang yang dipandang krusial untuk pengembangan pasca evaluasi.

Penjaminan Mutu

Prodi mengacu pedoman SPM (Sistem Penjaminan Mutu) Universitas untuk memastikan bahwa rencana pelaksanaan tugas sejalan dengan catatan pelaksanaan di lapangan: perencanaan, pencapaian, pemeliharaan, dan peningkatan standar. Sasaran Mutu yang dirumuskan Universitas diterjemahkan oleh Prodi dalam bentuk Rencana Mutu yang dijabarkan ke dalam butir-butir sasaran yang akan dicapai. Ketidaksesuaian yang mungkin dialami Prodi akan ditindaklanjuti dalam bentuk perbaikan sesuai standar yang telah ditetapkan.

Evaluasi terhadap butir-butir sasaran yang mutunya dijaminkan di Prodi digunakan untuk mengetahui tingkat pencapaian output dan outcome terhadap standar akademik Prodi. Proses penjaminan mutu diarahkan antara lain untuk memberikan outcome pada hasil belajar Mahasiswa. Pemantauan (monitoring) dilakukan oleh Prodi untuk menjaring dua pengaruh, yaitu: 1) kemajuan dan prestasi belajar mahasiswa, dan 2) perbaikan dan pembaruan metode pengajaran oleh dosen. Evaluasi diri terhadap proses belajar-mengajar dilakukan melalui indikator hasil penugasan, hasil ujian, motivasi, dan hasil praktikum (misalnya pada mata kuliah LM304 Sumber Daya dan Pelayanan Informasi yang ditekuni oleh Mahasiswa semester 5).