Bandung – Pada hari Kamis, 21 Desember 2023 kelompok mahasiswa PPL Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Pendidikan Indonesia yang terdiri dari Ananda Sitti Nuur Fauziyyah, Bella Milati Kamila, dan Shafira Haniifah mengadakan kegiatan Gelar Seminar Hasil Magang Lembaga Informasi. Kegiatan ini dilakukan karena kelompok tersebut telah melaksanakan kegiatan magang di lembaga informasi khususnya pada bagian Arsip di  Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung selama 30 hari kerja. Gelar seminar hasil dilaksanakan di Ruang MCC Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung pada pukul 14.00 – 15.00 yang dihadiri oleh Ibu Yayu Wulandari, M.I.Kom. selaku dosen pembimbing lapangan serta Bapak Juni Akbar, S.Sos., M.M. dan Bapak Gerry selaku pembimbing lapangan.

Dalam seminar hasil tersebut, kelompok mahasiswa PPL memaparkan hasil kerja selama pelaksanaan PPL di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung. Kegiatan pemaparan seminar hasil diawali dengan pembukaan dari kelompok mahasiswa PPL yang dilanjutkan dengan pemaparan hasil dari kegiatan pelaksanaan PPL di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung selama 30 hari kerja.

Hasil kegiatan pelaksanaan PPL oleh kelompok mahasiswa PPL di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung selama 30 hari kerja terdiri dari Kegiatan Pembinaan, Kegiatan Pengelolaan Arsip, dan Kegiatan Pelayanan Arsip. Untuk kegiatan pembinaan arsip yaitu berupa pemaparan materi mengenai lolasip dan pelaksanaan studi lapangan pengelolaan arsip pada Dinas Arsip dan Perpustakaan oleh Bapak Juni Akbar, S.Sos., M.M. yang dimana pemaparan mengenai pembinaan arsip meliputi kegiatan penciptaan arsip, kegiatan pengelolaan arsip, dan kegiatan penyusutan arsip.

Pada kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip vital, dan pemeliharaan arsip vital. Untuk pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh kelompok mahasiswa PPL di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung yaitu kegiatan penciptaan dan pendistribusian dari arsip dinamis.

Kemudian untuk pengelolaan arsip vital yang dilakukan oleh kelompok mahasiswa PPL di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung yaitu yaitu dengan melakukan penginputan data arsip vital, mengidentifikasi arsip vital, dan melakukan labeling pada box arsip vital. Kegiatan penginputan data arsip vital dilakukan dengan menginput data arsip vital yang terdiri dari data arsip akta jual beli, akta waris, dan akta hibah ke dalam ms excel. Kemudian untuk kegiatan identifikasi arsip vital dengan cara melihat kategori arsip vital dalam dokumen tersebut apakah termasuk ke dalam arsip vital akta jual beli, akta waris, atau akta hibah. Kegiatan selanjutnya yaitu melakukan labeling pada box arsip vital yang telah diinput, dengan cara melihat berapa banyak map dokumen yang tersedia dalam box arsip vital yang nantinya dalam labeling box arsip vital terdapat data yang perlu disesuaikan.

Untuk pemeliharaan arsip vital di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung dilakukan dengan memperhatikan beberapa aspek seperti suhu, kelembaban, dan pencahayaan. Selain itu, tempat penyimpanan dokumen arsip vital disimpan pada rak besar yang terbuat dari logam untuk menampung dokumen-dokumen arsip vital agar tidak mudah rusak termakan oleh mikroorganisme. Pemeliharaan arsip vital lainnya yaitu dilakukan dengan menjaga kebersihan ruangan arsip, melakukan penyemprotan bahan kimia pada ruangan arsip vital, dan fumigasi.

Kegiatan terakhir yang dilakukan oleh kelompok mahasiswa PPL di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung yaitu kegiatan pelayanan arsip khususnya pada pelayanan arsip vital. Terdapat beberapa jenis arsip vital dari berbagai perangkat daerah yang dihimpun di Depo Arsip, adapun salah satu jenis arsip vital yang dilayani selama kegiatan PPL adalah Arsip Register Akta Kelahiran berupa Buku dan Arsip berkas pendukung akta kelahiran. Jam pelayanan berlangsung pada pukul 09.00 – 15.00 WIB. Adapun prosedur layanan kearsipan tertuang dalam Standar Pelayanan Kearsipan yang sudah ditentukan oleh Lembaga Dinas Arsip dan Perpustakan Kota Bandung.

Setelah pemaparan hasil kegiatan yang dilakukan selama 30 hari kerja selesai disampaikan oleh kelompok mahasiswa PPL Arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung. Kemudian dilanjutkan dengan kegiatan diskusi juga pemberian saran yang dilakukan oleh Bapak Juni Akbar, S.Sos., M.M. selaku pembimbing lapangan mahasiswa kelompok PPL bidang arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung. Selanjutnya yaitu kegiatan penutupan yang dilakukan dengan pemberian simbolis berupa plakat dari pihak kelompok mahasiswa PPL kepada bidang Arsip  Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung yang kemudian dilanjut dengan melakukan foto bersama dan pemberian simbolis berupa souvenir dari bidang Arsip Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung kepada kelompok mahasiswa PPL dan dosen pembimbingan lapangan dari Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi, Universitas Pendidikan Indonesia.