Bandung, 25 September 2025. Mahasiswa Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), yaitu Muhamad Rizaldy Waluya, Edeh, dan Lulu Sofia telah selesai melaksanakan kegiatan magang mandiri di PT Kereta Cepat Indonesia China (KCIC) yang berlangsung selama 2 bulan (29 Juni – 29 Agustus). Kegiatan magang ini dilaksanakan di Depo Tegalluar, Cileunyi Wetan, Kecamatan Cileunyi, Kabupaten Bandung. Dengan tujuan sebagai pengembangan kompetensi akademik dan melatih keterampilan mahasiswa di dunia kerja. 

Pada pemagangan ini mahasiswa di tempatkan di Departemen Corporate Planning and Assurance (HUP) tepatnya di bagian Archive management. Selama kegiatan magang, mahasiswa terlibat langsung dalam berbagai aktivitas pengelolaan arsip. Dalam pelaksanaanya, mahasiswa mendapati bahwa beberapa arsip masih belum terkelola dengan baik. Kondisi ini tentunya menuntut ketelitian mahasiswa dalam memilah dan menyesuaikan dokumen berdasarkan masalahnya. Sebagai langkah solutif, mahasiswa membantu proses input data arsip ke dalam format Excel. Upaya ini bertujuan untuk mempermudah temu kembali informasi serta memudahkan migrasi data apabila di kemudian hari dilakukan proses digitalisasi arsip. 

Pada awal kegiatan magang, mahasiswa diberikan kesempatan untuk mengikuti kegiatan Bimbingan Teknis Kearsipan yang diadakan di Head Office Halim PT KCIC, hal ini tentu menjadi bekal penting bagi mahasiswa dalam menjalankan tugas magang kedepannya. Berangkat dari kegiatan  Bimbingan Teknis Kearsipan tersebut, para mahasiswa melakukan beberapa kegiatan seperti, Penginputan data dan pemberkasan Arsip inaktif Department Corporate Secretary, Pendataan Arsip Inaktif berbagai Departemen, Membuat label akhir arsip, melakukan penataan arsip sesuai klasifikasi yang berlaku, hingga pemusnahan sebagian arsip inaktif. Selain kegiatan tersebut, mahasiswa diberikan kesempatan untuk mengikuti berbagai kegiatan non-formal seperti olahraga bersama yang diadakan oleh PT KCIC.

Kegiatan ini memberikan gambaran menyeluruh akan pentingnya pengelolaan arsip secara sistematis. Melalui kegiatan magang ini, mahasiswa tidak hanya mengimplementasikan teori yang dipelajari selama perkuliahan, tetapi juga mendapatkan pengalaman nyata mengenai dinamika pengelolaan arsip di lapangan. Selain itu, perusahaan memperoleh manfaat berupa tersusunnya arsip dengan lebih rapi dan sistematis yang tentunya mendukung kelancaran administrasi serta mempermudah temu kembali informasi. Dengan demikian, arsip dapat diakses secara lebih efektif dan efisien sesuai kebutuhan seluruh karyawan di lingkungan PT Kereta Cepat Indonesia China.

Kegiatan magang ini juga sejalan dengan prinsip Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya tujuan keempat yaitu Quality Education dan tujuan kedelapan yaitu Decent Work and Economic Growth. Melalui pengalaman langsung di dunia kerja, mahasiswa tidak hanya memperkuat kompetensi akademik, tetapi juga meningkatkan keterampilan praktis yang relevan dengan kebutuhan industri, khususnya dalam bidang pengelolaan arsip dan informasi. Selain itu, keterlibatan aktif mahasiswa dalam upaya digitalisasi dan penataan arsip turut mendukung terciptanya tata kelola informasi yang lebih transparan, efisien, dan berkelanjutan di lingkungan PT KCIC, sejalan dengan komitmen terhadap pembangunan berkelanjutan (Edeh & Lulu Sofia/Red).